Inhaltsverzeichnis
- Das Pareto-Prinzip und die 80-20-Regel
- Zeitmanagement mit dem Pareto-Prinzip
- Ein Beispiel: Wohnungsputz mit dem Pareto-Prinzip
- 80-20-Regel: Kein Freibrief für Nachlässigkeit
Egal, ob du studierst oder arbeitest – organisatorische Fähigkeiten sind bei allem unabdingbar. Hinzu kommt das Privatleben: Der Urlaub will gebucht und die Wohnung geputzt werden. Wer seine Zeit nicht effektiv nutzt, verliert. Viele Menschen verhalten sich unter Druck kontraproduktiv. Sie streben nach Perfektion, sind überfordert oder planen ihren Arbeitsablauf nicht. Wir erklären dir, wie du deine To-Do-Liste organisiert angehst und wie du mit weniger Aufwand viel mehr erreichst.
Das Pareto-Prinzip und die 80-20-Regel
Das Pareto-Prinzip besagt, dass du mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes ganze 80 Prozent des Ergebnisses erreichen kannst. Die Regel wurde von Vilfredo Pareto aufgestellt. Anfang des 20. Jahrhunderts fand er heraus, dass 20 Prozent der italienischen Staatsbürger 80 Prozent des Staatsvermögens besaßen.
Wie sich später herausstellte, gilt das Pareto-Prinzip für sehr viele Bereiche: 80 Prozent der Stadtbewohner eines Landes leben in 20 Prozent der Städte. 80 Prozent der Anrufe führt man mit 20 Prozent seiner gespeicherten Kontakte. Und auch für das Zeitmanagement gilt diese 80-20-Regel.
Zeitmanagement mit dem Pareto-Prinzip
Aber wie sieht das in der Praxis aus? Das Geheimnis des Pareto-Prinzips ist folgendes: Lege den Fokus auf die allerwichtigsten Punkte. Zunächst einmal erledigst du nur das Nötigste. Stelle am besten eine Prioritätenliste auf und arbeite sie von oben nach unten ab. Die oberen 80 Prozent der Liste sind in der Regel mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes zu schaffen.
Wenn dir Kleinigkeiten auffallen, die du perfektionieren möchtest, dann notiere und verschiebe sie auf später. Sie sind den 20 Prozent zuzurechnen, für die du nochmal 80 Prozent des Gesamtaufwandes bräuchtest. Wenn du am Ende noch Zeit hast, kannst du ins Detail gehen.
Ein Beispiel: Wohnungsputz mit dem Pareto-Prinzip
Angenommen, ganz kurzfristig ergibt sich ein Date bei dir zu Hause – dort herrscht aber das blanke Chaos. Für eine Grundreinigung ist keine Zeit. Die Fenster putzen und den Kleiderschrank aufräumen kannst du also höchstens, wenn am Ende noch Luft bleibt. Überlege dir, was wirklich gemacht werden muss, damit es einigermaßen ordentlich aussieht. Räume herumliegende Sachen weg, schüttele die Bettdecke auf, sauge einmal durch. Danach kannst du weniger Wichtiges erledigen: Geschirr spülen, Wäsche abhängen, Spiegel putzen…
Manchmal lässt sich die verfügbare Zeit nicht richtig einschätzen. Beispielsweise möchtest du eigentlich gern die Bettwäsche wechseln, weißt aber noch nicht, ob du das in einer Stunde schaffst – ein sauberes Bad wäre dir nämlich wichtiger. In diesem Fall solltest du das Bett erst aufschütteln, wenn du dich entschieden hast. Im Zweifelsfall machst du es sonst nämlich doppelt, d.h. du schüttelst erst das Bett auf um danach doch noch die ganze Bettwäsche zu tauschen. Arbeit, die umsonst war.
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80-20-Regel: Kein Freibrief für Nachlässigkeit
Häufig sorgt die 80-20-Regel für Missverständnisse. Beispielsweise werden die beiden Zahlen oft addiert. Das Ergebnis wären 100 Prozent. Das erweckt den Anschein, man könnte mit dem Pareto-Prinzip eine Aufgabe mit kleinem Aufwand zu 100 Prozent erledigen. Allerdings steht die 80 für einen Anteil der Aufgabe. Die 20 steht für einen Anteil des Aufwandes. Die Zahlen dürfen deshalb nicht addiert werden.
Für 100 Prozent Ergebnis sind also 100 Prozent Leistung nötig – nicht nur 20. Im Umkehrschluss besagt die 80-20-Regel, dass die 20 Prozent Perfektion nur mit weiteren 80 Prozent Mühe erfüllt werden können. Das Prinzip sollte keine Ausrede für mangelnde Sorgfalt sein. Es hilft zwar, effizient zu arbeiten. Bleibt am Ende aber Zeit übrig, solltest du natürlich 100 Prozent geben.
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