Timeboxing: Produktiver arbeiten dank dieser simplen Methode

Inhaltsverzeichnis

• Timeboxing: Was ist das?
• So funktioniert Timeboxing
• Beispielplan für Timeboxing
• Timeboxing: Hilfreiche Tipps für die Planung
• Das sind die Vorteile von Timeboxing
• Wann sich Timeboxing weniger eignet

Habt ihr schonmal etwas vom Parkinson’schen Gesetz gehört? Das besagt, dass die Erledigung einer Aufgabe genauso lange dauert, wie Zeit dafür zur Verfügung steht – und nicht, wie komplex die Aufgabe tatsächlich ist. Heißt: Wenn für eine Aufgabe, für die ihr üblicherweise 30 Minuten Zeit benötigt, plötzlich 45 Minuten zur Verfügung stehen, dann werdet ihr höchstwahrscheinlich auch die 45 Minuten in Anspruch nehmen. Habt ihr für die gleiche Aufgabe allerdings nur 20 Minuten Zeit, dann schafft ihr es in der Regel auch in diesen 20 Minuten.

Dieser Gesetzmäßigkeit bedient sich auch die Zeitmanagement-Methode namens Timeboxing. Timeboxing wird vor allem im Job für verschiedenste Projektplanungen genutzt, kann aber auch für Routinearbeiten sowie in der Tagesplanung von großem Nutzen sein. Lest hier, was genau hinter Timeboxing steckt und wie auch ihr die Methode optimal für euch nutzen könnt.

Timeboxing: Was ist das?

Timeboxing ist eine Methode des Zeitmanagements und der Projektplanung, bei der feste Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben, To-do’s oder Besprechungen reserviert werden. Eine Timebox kann dabei Minuten, Stunden oder Tage umfassen. In jedem dieser Zeitblöcke soll dann die zuvor definierte Aufgabe abgeschlossen werden.

Timeboxing wird häufig im agilen Projektmanagement und beim Arbeiten nach der Scrum-Methode eingesetzt, um Aufgaben in Teams zu koordinieren, kann aber auch dabei helfen, den eigenen (Arbeits-) Alltag optimal zu strukturieren oder den Ablauf von Meetings und Besprechungen zu optimieren.

Ziel der Methode ist es, realistische und klare Ziele zu definieren und durch strikte Einteilung von Aufgaben, die Arbeitszeit sowie das Privatleben effizient zu strukturieren, um insgesamt produktiver und zufriedener zu werden. Außerdem soll Timeboxing dabei helfen, Stress abzubauen, denn Stress wird häufig durch Dinge verursacht, die man nicht kontrollieren kann.

So funktioniert Timeboxing

Ihr möchtet Timeboxing für euch nutzen, sei es privat oder in eurem Arbeitsalltag? Dann heißt es als erstes: Für jede Aufgabe muss zunächst ein Ziel definiert und ein konkreter Zeitrahmen festgelegt werden. Dabei könnt ihr wie folgt vorgehen:

• Verschafft euch zunächst einen Überblick über eure Aufgaben. Eine To-do-Liste kann hier hilfreich sein. Denkt auch an die kleineren Routinearbeiten, die täglich anfallen.

• Schätzt nun ab, wie lange ihr für die jeweiligen Aufgaben braucht.

• Denkt daran, ausreichend Pausen einzuplanen.

• Gleiches gilt für unerwartete Störungen oder Komplikationen. Für solche Fälle ist es sinnvoll, einen Zeitblock als Puffer einzuplanen.

Ihr könnt eure Timeboxen auf einem Blatt Papier erfassen, eine Excel-Liste nutzen oder direkt in eurem Kalender eintragen. Mittlerweile gibt es auch spezielle Timeboxing-Apps.

Auch lesen: Mehr schaffen in weniger Zeit: So funktioniert ein ‚Bullet Journal‘

Beispielplan für Timeboxing

Es gibt nicht DIE eine Art, wie ein Timeboxing-Tag aussehen muss. Jede Timebox ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich. Hier seht ihr ein Beispiel, wie ein solcher Arbeitstag aussehen könnte. Wer mag, kann seine gesamte Woche so im Voraus durchplanen. Vergleichbar mit dem Stundenplan zu Schulzeiten.

08.30 Uhr bis 09:00 Uhr: Team-Meeting
09:10 Uhr bis 09:50 Uhr: E-Mails beantworten und Telefonate führen
10:00 Uhr bis 12:00 Uhr: Für die nächsten zwei Stunden erledigt ihr eure täglichen To-do’s, die ihr priorisiert habt
12:00 Uhr bis 13:00 Uhr: Mittagspause
13:00 Uhr bis 14:00 Uhr: Meeting
14:00 Uhr bis 15:00 Uhr: Präsentation vorbereiten
15:00 Uhr bis 16:00 Uhr: Puffer-Zeitblock
16:00 Uhr bis 17:00 Uhr: Planung und Vorbereitung des kommenden Arbeitstages

Wichtig: Ein festgelegter Zeitrahmen sollte niemals überschritten werden. Ist die Aufgabe in der geplanten Zeit noch nicht abgeschlossen, wird sie in eine nachfolgende Timebox verschoben oder gestrichen. Seid ihr mit einer Aufgabe schneller fertig, solltet ihr noch nicht mit der nächsten beginnen.

Timeboxing: Hilfreiche Tipps für die Planung

Das Tolle an Timeboxing: Die Zeitmanagement-Methode ist für jeden geeignet und kann direkt umgesetzt werden. Nachfolgend haben wir für euch die wichtigsten Tipps zusammengestellt, die euch bei der Planung und Umsetzung unterstützen können.

Klarheit über Ziele
Ein wesentlicher, wenn nicht sogar der wichtigste Aspekt für erfolgreiches Timeboxing ist, sich über das Ziel einer Aufgabe bewusst zu werden und dieses klar zu definieren. Fragt euch also: „Was muss ich konkret tun, um das Ziel zu erreichen“ und plant anschließend die einzelnen Arbeitsschritte. Ist die Aufgabe bzw. das Projekt sehr komplex, dann könnt ihr auch Teilziele festlegen.

Realistische Zeiten einplanen
Die richtige Länge einer Timebox zu finden, ist gerade am Anfang nicht immer einfach. Zu kurze Blöcke können zu Stress und Frust führen, plant man hingegen zu viel Zeit ein, verschwendet man diese unnötig. Um ein Gefühl davon zu bekommen, wie lange ihr für einzelne Arbeitsschritte braucht, kann es am Anfang hilfreich sein, die Zeiten für alle Aufgaben zu tracken.

Lesetipp: 10 Tipps für eine ausgewogene Work-Life-Balance

Prioritäten setzen
Eure Aufgaben häufen sich und ihr wisst gar nicht, wo ihr anfangen sollt? Dann setzt euch Prioritäten. Aufgaben, die ihr mit Prio 1 markiert habt, erledigt ihr als erstes, danach kommt die Prio-Gruppe 2 und so weiter.

Pufferzeiten einplanen
Jeder kennt es: Egal, wie gut strukturiert der eigene Arbeitstag ist – irgendwas kommt immer dazwischen. Sei es nur, dass der oder die Kollegin krank ist und ihr ihre Aufgabe kurzfristig übernehmen müsst. Daher ist es sinnvoll, einen Zeitblock als Puffer einzuplanen. Sinnvoll ist es auch, wenn ihr euch Terminblocker in den Kalender eintragt. So sehen Kollegen direkt, zu welchen Zeiten ihr erreichbar und verfügbar seid.

Batching-Methode nutzen
An einem Arbeitstag kommen in der Regel verschiedenste Aufgaben zusammen. Heißt: Wir müssen uns jedes Mal in eine neue Aufgabe eindenken und einarbeiten. Hier kann die Batching-Methode helfen. Anstatt viele unterschiedliche Dinge in einer willkürlichen Reihenfolge zu bearbeiten, werden gleiche oder ähnliche Aufgaben gebündelt und hintereinander angegangen. Es kann extrem helfen, diesen Punkt bei der Planung eurer Timeboxen zu beachten.

Zeitrahmen einhalten
Timeboxing funktioniert nur, wenn man fokussiert an der einen Aufgabe arbeitet, sich nicht von Kollegen, neuen E-Mails oder Nachrichten ablenken lässt und sich an die vorgegebenen Zeitvorgaben hält.

Das sind die Vorteile von Timeboxing

Timeboxing kann dabei helfen, insgesamt konzentrierter, effizienter und produktiver zu sein – sei es im Job oder im Privatleben.

• Dank Timeboxing hat man einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben und deren Ziele.

• Ein weiterer Vorteil von Timeboxing ist, dass man Struktur in seinen Arbeitsalltag bringt.

• Man ist fokussiert, konzentriert sich viel mehr auf die Arbeit und springt nicht ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her.

• Timeboxing hilft auch gegen Aufschieberitis. Ohne Zeitdruck neigen wir nämlich oft dazu, für Aufgaben länger zu brauchen.

• Auch Perfektionisten, die sich schwertun, einen Schlussstrich zu ziehen und sich schnell in unnötige Details verlieren, kann die Methode helfen.

• Nicht zuletzt motiviert Timeboxing. Je mehr Aufgaben man abhaken kann, umso größer die eigene Zufriedenheit.

Auch lesen: Studie beweist: SO kannst du in nur 66 Tagen dein Leben verändert

Wann sich Timeboxing weniger eignet

Timeboxing eignet sich bestens für Routinearbeiten, im Projektmanagement oder für die Teamorganisation. Weniger geeignet ist die Zeitmanagement-Methode allerdings bei Berufen oder Aufgaben, die besondere Sorgfalt oder Qualität erfordern. Geht es zum Beispiel um die Wartung eines Flugzeuges, sollte diese so exakt wie möglich ausgeführt werden unabhängig von der Zeit. Timeboxing kann zudem Jobs behindern, bei denen viel Kreativität gefragt ist.

Nicht für jeden ist Timeboxing die richtige Methode. Wer sich durch die festgelegten Zeitfenster zum Beispiel mehr gestresst als erleichtert fühlt oder nur noch darauf fokussiert ist, die Dauer einzuhalten und die Aufgaben dadurch nachlässig abarbeitet, für den ist Timeboxing weniger geeignet.