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Fleißig wie eine Biene? Ganz ehrlich: An manchen Tagen klappt das einfach nicht. Man hat einen Durchhänger, ist überfordert oder einfach unter Arbeit begraben – so richtig viel schafft man dann nicht.
Leistungsfähigkeit und Produktivität sind oft aber ziemlich wichtig! Zum einen, um die gesetzten Ziele zu erreichen, zum anderen aber auch für das gute Gefühl, die Arbeit erledigt zu haben.
Wie kann man seine Produktivität eigentlich steigern? Wir geben dir vier Tipps an die Hand, mit denen das sicherlich klappt!
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#1 Prioritäten setzen
Hast du dich auch schonmal mit Feuereifer auf deine To-do-Liste gestürzt und sie in Windeseile abgearbeitet, nur damit du die Punkte abhaken kannst? Sozusagen das Gegenteil von Prokrastination. Man fühlt sich, als hätte man viel geschafft und ist zufrieden, nicht wahr?
Aber Vorsicht: Produktivität heißt nicht unbedingt, so viele Aufgaben wie möglich in kurzer Zeit abzuarbeiten! Denn oftmals leidet darunter die Qualität unserer Arbeit.
Vielmehr geht es darum, den Fokus auf die wichtigen Dinge zu legen, und diese dann mit großer Sorgfalt zu erledigen, verrät Produktivitäts-Coach Chris Bailey gegenüber CNBC.
Der Bestseller-Autor gibt einige Tipps:
1. Halte kurz inne und überlege dir, welche Aufgaben anstehen und wie du an diese am besten herangehst. Überlegte Arbeit ist produktiver als Arbeit auf Auto-Pilot.
2. Welche Aufgaben können schnell erledigt werden, welche sollten mehr Aufmerksamkeit bekommen? Diese Priorisierung kann Platz für die großen To-Dos schaffen.
3. Ordne deine Aufgaben mit Hilfe von Kalendern, Apps oder eine Liste. So schwirren Termine, Ablenkungen und Einfälle nicht mehr in deinem Kopf herum und du kannst dich besser organisieren.
#2 Den Flow beibehalten
Wusstet ihr, dass Menschen laut Studien dazu tendieren, unwichtigere Aufgaben mit einer nahenden Deadline den wichtigeren Aufgaben vorzuziehen? Das kann für unsere Produktivität Probleme verursachen.
Denn Dinge wie das Beantworten einer Mail oder Team-Nachricht, fressen vermeintlich zwar nur wenig Zeit und Energie, können jedoch den Arbeitsfluss unterbrechen.
Du kennst das bestimmt: Du bist in eine Aufgabe vertieft und wirst plötzlich du durch einen Anruf unterbrochen. Danach ist es oft schwer, wieder in den „Flow“ zurückzukehren.
Tipp: Versuche, Ablenkungen so gut wie möglich zu ordnen, zu priorisieren und zu reduzieren. Was kannst du Automatisieren? Was kannst du an andere abgeben? Schon lichtet sich das Chaos.
#3 Aufgaben bündeln
So oft es auch gelobt wird: Multitasking ist genau das Gegenteil von sinnvoller Arbeit. Wir Menschen sind nicht sonderlich produktiv, wenn wir andauernd zwischen To-Dos hin- und herspringen, die überhaupt nichts miteinander zu tun haben.
Die American Psychological Association schreibt: „Multitasking mag oberflächlich betrachtet effizient erscheinen, kann aber am Ende mehr Zeit in Anspruch nehmen und mehr Fehler verursachen.“ Jeder Wechsel zwischen Aufgaben drosselt außerdem unsere Produktivität.
Um das zu vermeiden, solltest du Angelegenheiten, die sich ähnlich sind, zum gleichen Projekt gehören oder ähnliche Themen behandeln, sinnvoll zusammenfassen und blockweise abarbeiten. Du könntest etwa alle Mails in einem festen Zeitraum beantworten.
Diese Art der Aufgabenbündelung nennt man „Task Batching“. Am besten funktioniert das mit einem guten Kalender, in dem man die eigenen Tage strukturieren kann. Hier findest du einen beliebten Terminplaner auf Amazon*.
#4 Pausen einlegen
Wie bei allen Dingen im Leben sollte auch deine Arbeit ausbalanciert werden. Ansonsten landest du bald in einem tiefen Motivationsloch, aus dem du nur mühsam herauskommst. Selbst wenn du enorm unter Stress stehst, weil das nächste Projekt fertig werden muss, ist es deshalb wichtig, ausreichend Pausen einzulegen.
Dabei ist jedoch relevant, wie deine Pausen aussehen. Laut der University of California ist durch das Internet zu scrollen oder E-Mails zu beantworten wenig effektiv. Stattdessen sollte man sich bewegen, einen Snack holen oder mit Familie oder Freunden reden.
Übrigens: Eine beliebte Zeitmanagement-Methode ist die Pomodoro Technik. Dabei arbeitet man konzentriert für 25 Minuten und macht dann 5 Minuten Pause. Das wiederholt man viermal und legt danach eine Pause von 15-20 Minuten ein. Probier es doch einmal aus!