Ich leide an Formularphobie. Sobald Post vom Finanzamt, der Bank, der Stadt oder einer anderen „offiziellen“ Stelle bei uns eintrudelt, beschleunigt sich mein Puls. Die Briefe landen meist auf der Küchentheke, wo sie mit der Zeit einen ansehnlichen Stapel bilden.
Irgendwann gebe ich mir einen Ruck und öffne die Briefe. Nur, um die Papiere dann auf den nächsten Stapel zu verfrachten.
Und dann kommt der Tag, an dem ich ein ganz spezielles Schreiben suche (spätestens, wenn die Steuererklärung ansteht). Doch statt der Rechnung, die ich brauche, entdecke ich einen Einkaufszettel von 2017, eine Postkarte von Tante Traudel und eine To-do-Liste, deren Papier schon fast zerfällt.
Ich habe ein Zettelwirtschaft-Problem und es wird Zeit, dass ich es angehe. Ich teile mit dir Profi-Tricks, mit denen du Papierkram sortieren und dauerhaft Ordnung halten kannst. Spoiler: Hast du es einmal geschafft, reichen schon 5 Minuten, um den Überblick zu behalten.
Schritt 1: Papiere sichten und ausmisten
Wenn auch du eine Ablage der Hölle oder eine chaotische Papierkram-Schublade hast, dann ist der erste Schritt die Zettelwirtschaft zu sichten und zu sortieren.
Teile Briefe, Formulare, Zettel & Co. in drei Kategorien ein: 1. Kann sofort weg. 2. Zwingend behalten. 3. Papier behalten und einscannen.
Weil das Einteilen nicht so einfach sein kann, gebe ich dir Beispiele für die Papierkram-Kategorien:
Kann sofort weg:
- Werbung, Flyer und ungenutzte Coupons
- Einkaufslisten und alte Notizzettel
- Abgelaufene Garantiebelege (sofern das Produkt nicht mehr relevant ist)
- Alte Kontoauszüge (älter als 10 Jahre, wenn nicht für steuerliche Nachweise erforderlich)
- Nicht mehr benötigte Versicherungsunterlagen (wenn Policen bereits durch neuere ersetzt wurden)
Zwingend behalten:
- Steuerunterlagen (mindestens 10 Jahre, inkl. Steuerbescheide und Lohnsteuerbescheinigungen)
- Wichtige Verträge (Mietvertrag, Arbeitsvertrag, Darlehensverträge)
- Altersvorsorge- und Rentenunterlagen
- Notariell beglaubigte Dokumente (z. B. Testament, Grundbuchauszüge)
- Wichtige ärztliche Dokumente und Krankenkassenunterlagen
Behalten und einscannen:
- Wichtige Verträge (z. B. Mietvertrag, Arbeitsvertrag, Versicherungen)
- Steuerbescheide und relevante Nachweise (z. B. Lohnsteuerbescheinigung, Spendenquittungen)
- Zeugnisse und Zertifikate
- Rechnungen für hochpreisige Anschaffungen (z. B. Elektronik, Möbel)
- Kredit- und Darlehensverträge
- Wichtige ärztliche Dokumente und Krankenkassenunterlagen
Schritt 2: Papierkram sortieren
Ist der vorhandene Papierkram sortiert und alles, was du nicht mehr brauchst, weg, dann hast du einen Etappensieg erreicht. Herzlichen Glückwunsch!
Jetzt geht es darum, dass du die Ordnung dauerhaft behältst und nicht wieder in alte Muster verfällst, sobald neue Briefe eintrudeln.
Mein selbst erprobter Tipp: Leg dir eine oder mehrere Sortiermappen mit Fächern zu. Die kannst du kategorisieren. Ich empfehle dir eine „Sofort erledigen“-Kategorie“ und eine „An Tag X abheften“-Kategorie.
Praktisch: Organizer für Papierkram
Neben den Sortiermappen gibt es weitere praktische Organizer, die dir helfen, dauerhaft Ordnung in die Zettelwirtschaft zu bringen. Dazu zählen:
- Stehordner oder Schnellhefter: Perfekt für Rechnungen, Mahnungen und Dokumente, die du noch bearbeiten musst.
- Schubladenboxen: Praktisch für lose Belege, Quittungen oder To-do-Dokumente, die du in festen Intervallen abarbeiten kannst.
- Ordner: Hier werden alle Papiere abgeheftet, die du aufheben musst.
Diese Organizer sind praktisch und sehen gut aus*
Schritt 3: Ordner anlegen
Viele begehen im Papierkram-Sortierwahn den Fehler und heften alles sofort in einem Ordner ab. Dadurch entsteht langfristig jedoch mehr Arbeit, da der Ordner wiederum seine Ordnung verliert.
Besser ist es, mehrere Ordner mit einer klaren Struktur anzulegen. So findest du viel schneller das, was du suchst. Die folgenden Ordner-Kategorien haben sich bewährt:
- Ordner für Finanzen: enthält z. B. Kontoauszüge, Steuerunterlagen, Versicherungen, Kredite usw.
- Ordner für Wohnen: enthält z. B. Mietvertrag, Stromvertrag, Nebenkostenabrechnungen, Reparaturen usw.
- Ordner für Arbeit, Ausbildung oder Ausbildung: enthält z. B. Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse, Immatrikulationsbescheinigung usw.
- Ordner für Steuererklärung: Lohnsteuerbescheinigungen, Belege für die Steuererklärung, Finanzamt-Korrespondenz, Steuerberatungsbriefe usw.
- Ordner für Gesundheit: Arztberichte, Krankenkassenunterlagen, Impfpass usw.
5-Minuten-Regel gegen Papier-Chaos
Papierkram wächst schnell an, wenn er nicht regelmäßig bearbeitet wird. Eine einfache Regel hilft mir dabei, die Zettelwirtschaft nicht ausufern zu lassen: Nimm dir einmal täglich fünf Minuten Zeit, um neue Dokumente direkt zu vorzusortieren und Belangloses direkt wegzuschmeißen. Wenn du generell weniger Post bekommst, reichen auch 5 Minuten pro Woche.
Zusätzlich stelle ich mir einmal im Monat (an einem Samstag) einen „Sortier-Termin“ im Kalender ein, um die Papiere 30 Minuten lang an der richtigen Stelle abzuheften.
Mit diesem Vorgehen habe ich meine Zettelwirtschaft in den Griff bekommen und auch meine Formularphobie hat sich gebessert. Ich hoffe, dass auch dir die Tipps helfen, mehr Ordnung in deinen Papierkram zu bekommen.